Comment réussir la dématérialisation de vos processus d’achat ?
Face au besoin grandissant de simplifier la gestion documentaire, la digitalisation de vos achats s’avère être un outil essentiel pour optimiser le traitement et le suivi des informations.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est la transformation des démarches manuelles et papier en flux numériques automatisés. Elle permet de digitaliser la globalité du process Purshase-to-Pay, allant de la demande jusqu’au traitement des factures, en passant par la gestion des commandes et des réceptions.
Adoptez la dématérialisation pour centraliser vos données, accélérer vos délais de règlements, réduire les erreurs et garantir une traçabilité continue.
Comment concrètement transformer ses tâches chronophages en un process performant ? Retrouvez ici les avantages pour franchir le cap étape par étape.
Étape 1 : Saisie des besoins
Impliquez les utilisateurs finaux pour identifier leurs besoins via une procédure commune. Utilisez des formulaires adaptés aux frais généraux.
Étape 2 : Validation des demandes d’achat
Mettez en place un workflow de validation électronique dans votre outil de dématérialisation pour accélérer le processus et engager toutes les parties prenantes.
Étape 3 : Passation de commande
Réduisez les erreurs liées à l’envoi de vos commandes en automatisant vos processus. Gagnez en traçabilité grâce au suivi des actions (création, approbations…).
Étape 4 : Réception des marchandises
Réceptionnez et contrôlez les livraisons à l’aide d’une check-list. Suivez vos réceptions dans un logiciel de validation dédié.
* Reconnaissance optique de caractères
** Gestion électronique des documents
Étape 5 : Acquisition des factures d’achat
Récupérez les factures envoyées par mail et les PDF numérisés ou téléchargés depuis la plateforme fournisseur.
Étape 6 : Lecture des données
Utilisez la fonction OCR* de votre solution de GED** pour extraire les données principales, numéro de commande, montant, etc.
Étape 7 : Traitement des factures
Accélérez le traitement d’imputation comptable et analytique grâce au rapprochement avec les lignes de réception et simplifiez leur validation.
Étape 8 : Export comptable
Gagnez du temps en exportant automatiquement les écritures vers votre logiciel comptable.
