Optimiser la gestion des notes de frais grâce à la digitalisation
Découvrez comment traiter plus rapidement vos dépenses professionnelles au quotidien.
Pour de nombreux collaborateurs, la saisie et la validation des notes de frais est une tâche indispensable mais aussi un investissement en temps important. Ces tâches récurrentes sont identifiées comme un processus manuel répétitif, des sources d’erreurs fréquentes et sont parfois même générateur des tensions entre collègues. Cette mission, qui n’est pas seulement administrative, peut finir par impacter la performance et l’efficacité de vos collaborateurs.
La solution : Cleemy Notes de frais, un logiciel puissant qui vous offrira une gestion moderne et optimisée de vos notes de frais. Transformez le traitement de vos dépenses professionnelles en processus fluides et automatisés.
Une gestion traditionnelle des notes de frais repose souvent sur des outils peu adaptés : saisie manuelle sur Excel, échanges de justificatifs par mails ou au format papier, réception de doublons. Cette manière de procéder s’avère fastidieuse et est assujettie aux erreurs humaines. Peut s’ajouter à cela des périodes de déplacements systématiques, où la gestion des nombreuses notes de frais devient vite difficile à gérer.
Un traitement non automatisé mène à des remboursements de frais tardifs ou à des refus mal expliqués ce qui peut créer un sentiment d’incompréhension pour ceux qui ont initié la demande. D’un autre côté, les responsables de service identifiés dans le circuit de validation des frais, doivent consacrer plus de temps à apporter des réponses et résoudre les conflits.
Enfin, le traitement manuel peut fausser certains calculs de TVA, déclarations ou lectures de justificatifs. En cas de contrôle par l’URSSAF, ces erreurs peuvent, dans certains cas, exposer votre entreprise à des pénalités financières ou à des redressements fiscaux.
Pour répondre à ces enjeux, fluidifier vos process et accélérer le traitement des notes de frais, la digitalisation s’impose comme la solution.
Cleemy Notes de Frais vous aidera à conformer vos collaborateurs aux politiques de frais de votre entreprise, pour ne plus recevoir de demandes non autorisées ou avec des montants trop élevés. Afin d’éviter tout incompréhensions, les demandeurs seront automatiquement informés par notifications lorsqu’une de leurs dépenses ne correspond pas à la politique de frais interne.
Grâce à cette solution, vos équipes pourront saisir leurs frais en quelques secondes, à distance de leur bureau, via une application mobile, avec une simple photo pour justificatif à valeur probante. Les données seront automatiquement extraites grâce à l’OCR (reconnaissance optique des caractères). Vos valideurs n’auront alors plus qu’à approuver la note, réduisant de 63% le temps de traitement*, et mettant fin à une lourdeur de processus de traitement manuel.
On estime que 5% des demandes déclarées sont frauduleuses. Un processus automatisé tel que Cleemy vous garantira la détection en un clic des doublons et des incohérences dans les justificatifs. L’historique et la centralisation des données offrent aux managers une vérification rapide de la validité des dépenses, réduisant aussi considérablement les tentatives de fraudes.
La dématérialisation de vos notes de frais représente bien plus qu’une simple amélioration. Si vous souhaitez rembourser vos notes de frais sans efforts, gagner en efficacité et récupérer automatiquement votre TVA, cet outil est une véritable évolution stratégique pour votre entreprise.
Automatisez les tâches chronophages de vos collègues et libérez du temps pour les missions à plus forte valeur ajoutée en choisissant une plateforme dématérialisée, permettra non seulement d’améliorer votre performance de la gestion des notes de frais, mais elle contribuera aussi la productivité de votre entreprise.
Prêt à révolutionner vos notes de frais ? Découvrez Cleemy Notes de frais la solution qui répondra à vos enjeux.