Comment accélérer vos process avec la dématérialisation ?
Dans un environnement où la digitalisation occupe une place prioritaire, l’optimisation des processus internes devient un enjeu majeur pour améliorer la productivité des entreprises.
Entièrement personnalisables, les solutions de dématérialisation permettent d’accélérer les processus de demandes d’achat, le suivi des contrats fournisseurs et le traitement des factures tout en réduisant les risques d’erreur.
Pourquoi dématérialiser nos process?
Une solution de dématérialisation permet d’automatiser et de sécuriser des processus tels que la gestion des demandes d’achat, des contrats fournisseurs ou le traitement des factures. Elle centralise les documents, facilite la recherche des informations et élimine les risques d’erreurs humaines liés aux tâches récurrentes et manuelles.
Grâce à la GED (Gestion Electronique des Documents) :
- Vous accédez rapidement aux documents clés (contrats, bons de commande, factures) en toute sécurité, sur un outil commun et fédérateur
- Vous donnez de l’autonomie aux personnes en validation et consultation en fonction de leurs droits
- Vous améliorez votre mise à jour réglementaire par la conservation et la gestion des documents en conformité avec les normes en vigueur
Comment la GED s’adapte-elle aux entreprises ?
Les process de dématérialisation, adossés à une GED, se démarquent par leur capacité de personnalisation et leur flexibilité. Elles vous offrent une vue globale de vos processus financiers et un pilotage précis de vos opérations.
Mercuria s’engage à adapter ces outils pour répondre exactement aux besoins et attentes des entreprises.
- Des workflows multi-niveaux : Les processus de validation des demandes d’achat répondent à la majorité des besoins et peuvent être adaptés selon les règles liées à votre organisation. Les contrats peuvent également faire l’objet de validation.
- Une gestion simplifiée des factures fournisseurs incluant un rapprochement automatique des factures via le bon de commande correspondant et les réceptions de marchandises. Vous limitez ainsi les erreurs de saisie et accélérez la mise en paiement des factures.
- Vos délais de règlement sont accélérés et votre trésorerie améliorée. Une intégration fluide avec votre ERP : Une compatibilité optimale avec votre système existant vous garantit que toutes les données (factures, bons de commande, contrats) circulent en temps réel et sont accessibles facilement pour tous les services concernés.
Quel est le rôle de la GED dans la gestion des factures et quels avantages pour vos fournisseurs ?
La dématérialisation des process d’achat joue un rôle déterminant dans la gestion des factures par l’automatisation et la centralisation de l’ensemble du processus, depuis la réception, jusqu’à l’archivage.
Les factures sont numérisées et classées dès leur réception, afin de permettre une consultation simplifiée des documents comptables . Ce système assure une réduction des erreurs de saisie et des retards dans le processus de validation grâce à l’automatisation des workflows (vérification, acceptation, paiement, …).
La mise en place d’un suivi précis et l’envoi de notifications assurent que chaque facture respecte les étapes de traitement définies. Les solutions de GED, associées à l’historisation des étapes de traitement, garantissent une conformité fiscale et une traçabilité optimale.
Les relations avec les partenaires fournisseurs sont améliorées par la réduction des délais de paiement et une visibilité complète du statut des factures en temps réel. La GED renforce donc aussi le contrôle financier de l’entreprise.
En résumé…
- La dématérialisation associée à une GED est une solution puissante pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité sur leurs processus d’achats, de gestion de contrats fournisseurs et de traitement des factures. Grâce à la mise en place de processus plus fluides et personnalisables, elle devient un atout stratégique de premier plan.
- La dématérialisation des processus de gestion des documents, des demandes d’achat et des contrats fournisseurs n’est donc plus une option, mais un impératif pour les entreprises cherchant à rester compétitives. En choisissant un partenaire qui offre l’expertise et une proximité tout au long de votre projet, vous pouvez améliorer vos performances internes mais aussi créer un véritable levier de croissance externe.
- Les équipes Mercuria sont à vos côtés pour construire LA solution ELO Professional qui répondra à vos spécificités actuelles, et qui évoluera à votre rythme. Accélérez votre transformation digitale et optimisez vos processus dès maintenant avec une solution performante !
