Gestion des contrats : le livre blanc
Le livre blanc sur la gestion des contrats
Les contrats sont au cœur des relations qu’entretiennent les entreprises avec leurs clients, fournisseurs, collaborateurs ou partenaires. Leur rôle est clé ! Pourtant leur gestion demande à être optimisée et modernisée.
Le recours à des solutions de gestion des contrats tenant compte des nouveaux usages digitaux offre des réponses aux enjeux rencontrés par les entreprises :
- raccourcissement des délais de réalisation des contrats,
- réduction des coûts de traitement,
- sécurisation de la gestion,
- simplification de la souscription,
- renforcement des liens avec les partenaires…
En découlent autant de gains en termes de gestion documentaire que de bénéfices opérationnels et métiers.
A travers le livre blanc réalisé par Markess partenaire de l’éditeur ELO, découvrez les six challenges à relever avec le digital.
Sécurisation des paiements
SECURISATION DES PAIEMENTS : ENJEU 2018 POUR LES DAF
PwC et la DFCG viennent de publier un nouveau rapport complet sur la priorité des DAF. Cette année encore, la sécurisation des paiements est l’une des hautes priorités 2018 du directeur financier.
60% des incidents de paiement sont d’origine interne.
Les processus et systèmes de paiements sont la cible de nombreuses fraudes. 60% des incidents de paiement sont d’origine interne au périmètre du SI de l’entreprise contre 40% qui proviennent de l’extérieur. Anticiper et contrer les détournements d’actif, comptable, fiscale, achats font partis des principaux enjeux en matière de gestion des risques.
Pour endiguer ce phénomène, les directions financières doivent procéder à une revue exhaustive des contrôles de paiements et d’une évaluation de la sécurité des systèmes qui passent par trois grandes étapes :
- La revue des contrôles de paiements : de la gestion des référentiels à l’émission du paiement jusqu’à la réconciliation bancaire.
- L’évaluation de la sécurité des systèmes techniques : architecture technique (SI comptable, SI trésorerie, interface bancaire), protocoles de transferts et sécurité des interfaces.
- La mise à l’épreuve : évaluation de la robustesse du dispositif de règlement des paiements par des tests fonctionnels et des tests d’intrusions.
Des efforts à fournir de la part des sociétés françaises.
L’étude met néanmoins en avant que les entreprises françaises restent à la traîne dans la mise en œuvre des facteurs clés de succès de la prévention des risques et du renforcement de la sécurité des processus de paiement.
Si 78% des directeurs financiers estiment que les contrôles automatiques effectués dans le SI sont un rempart à la fraude, 76% estiment avoir des efforts complémentaires à fournir en terme de couverture au risque de cybercriminalité.
Plus contradictoire encore, malgré la menace d’intégrité des données induites par la cybercriminalité, 24% n’ont pas encore de plans prévus pour anticiper les impacts.
Pour vous aider à adopter les bons réflexes.
Mercuria et Sage ont répertorié dans un livre blanc les 8 commandements pour limiter la fraude relative à vos flux financiers, renforcer votre gestion des droits d’accès et automatiser votre chaine de flux. Vous découvrirez comment mettre en place un système de signature électronique et un processus de tâches tout en dissociant les acteurs d’un flux financier.
EVOLUTION SECURITE PROTOCOLES EBICS
EVOLUTION SECURITE ET PROTOCOLES EBICS
Afin de sécuriser au mieux les communications banque/entreprise en Ebics, les banques vont faire évoluer leurs pré-requis sur l’année 2018.
A ce jour il n’y a pas de position globale des banques françaises, chacune gèrera a priori cette évolution à son niveau.
Vos banques vous communiqueront les modalités de cette évolution en vous indiquant l’abandon des protocoles TLS 1.0 et 1.1, et l’adoption du TLS 1.2, à une date de leur choix. Il vous faudra avant cette date vous assurer de disposer d’une version de la communication bancaire permettant de gérer ce nouveau protocole.
Si vous êtes équipés de la communication Sage Xrt, la version minimum compatible porte le numéro 4.0.100. Vous pouvez vérifier ce numéro en consultant le panneau de configuration des postes équipés.
Si vous êtes équipés de la communication Sage 1000, la version minimum compatible porte le numéro 7.10.1.124. Vous pouvez vérifier votre version en consultant le panneau de configuration du serveur de communication.
Dans l’hypothèse où votre version est antérieure, nous vous invitons à prendre contact avec votre interlocuteur commercial Mercuria afin de prévoir les mises à jour nécessaires.
Approches des processus documentaires
Les 3 approches pour mieux gérer les processus documentaires
Markess, partenaire de notre éditeur ELO, a identifié 3 approches pour aider les entreprises à mieux gérer les processus documentaires :
- multiplier les canaux pour l’échange des documents,
- interagir en temps réel,
- faciliter la collaboration.
Vous souhaitez aller plus loin dans la mise en place de votre procédure de workflow ?
Contactez-nous pour découvrir la solution ELO Professional.
Jetez les justificatif originaux de vos notes de frais
Jetez les justificatif originaux de vos notes de frais
Avec Cleemy, on se libère de la paperasse des notes de frais. Grâce à la dématérialisation à valeur probante incluse dans la solution, vous allez pouvoir jeter vos justificatifs originaux.
Concrètement, comment cela fonctionne ?
Conserver les tickets et factures papier n’est plus indispensable à une bonne gestion des notes de frais. Les justificatifs numérisés sont désormais opposables à l’Urssaf ou à l’Administration fiscale en cas de contrôle.
Avec Cleemy, lorsque que la note de frais est validée et contrôlée, une archive PDF contenant tous les éléments de preuve utiles au contrôle est générée.
Ce PDF reçoit un cachet serveur, apposé par Universign, qui dispose du statut de tiers de confiance. Exportez les archives scellées de Cleemy et remettez les au contrôleur en lieu et place des documents originaux des notes de frais.
Ce que vous y gagnez ?
. Du temps : les collaborateurs peuvent numériser leurs justificatifs avec leur smartphone. Fini les documents agrafés à la note de frais, tout est dématérialisé.
. Vous minimisez le risque de perte de documents.
. Tout est sécurisé : en cas de contrôle, vous retrouverez facilement et en quelques clics les archives.
Le secret d’un FAST CLOSE
Le secret d’un FAST CLOSE ou comment performer sur votre clôture fiscale.
En cette période de votre clôture fiscale, vous cherchez à améliorer votre performance. Mercuria répertorie pour vous les astuces pour un fast close réussi.
1- Adopter les bons réflexes :
Pour gagner du temps lors de votre clôture fiscale, certains réflexes doivent être adoptés en amont. Petit répertoire des astuces pour gagner du temps lors de clôture fiscale.
- Rendez fiable vos enregistrements quotidiens (écritures en brouillard, contrôle avant validation,…).
- Adaptez le plan compte aux besoins de l’entreprise (codification des comptes et sous-comptes pour la balance générale).
- Détaillez vos libellés d’écriture pour faciliter le contrôle et les recherches ultérieures.
- Gérez la traçabilité des informations de A à Z (notamment les immobilisations).
- Procédez à des clôtures régulières (trimestrielles par exemple).
2- Choisissez le bon logiciel de liasse fiscale
Optez pour une solution répondant aux critères suivants :
- une prise en main rapide et ergonomique,
- l’exhaustivité des régimes d’imposition,
- une interface unique de la collecte des données à la télédéclaration, au télépaiement et à l’archivage,
- Des données sécurisées.
Important : renouvellement certificats bancaires
Renouvellement certificats bancaires
Important :
Renouvellement certificats bancaires : Votre banque BPO va renouveler ses certificats à partir du mercredi 11 octobre 2017, 14h30. Pour toute question sur ce sujet, nous vous remercions de bien vouloir contacter l’équipe support à l’adresse suivante : support@mercuria.fr
Loi anti-fraude simplifiée
Loi anti-fraude 2018
Vers une simplification du dispositif applicable au 1er janvier 2018.
Le 15 juin dernier, le Ministre de l’Action et des Comptes publics a publié un communiqué de presse indiquant la simplification du dispositif sur la loi anti-fraude qui entrera en vigueur le 1er janvier 2018. Cette mesure qui devait initialement concerner tous les logiciels, notamment les logiciels de facturation et de comptabilité, sera désormais limitée aux logiciels et systèmes de caisse, c’est-à-dire ceux utilisés lors des ventes au comptoir.
« Face à l’inquiétude exprimée par les entreprises, notamment les plus petites d’entre elles, quant à la mise en œuvre au 1er janvier 2018 d’un dispositif de la loi de finances pour 2016 visant l’usage de logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion certifiés, le Ministre de l’Action et des Comptes publics Gérald DARMANIN a décidé de le recentrer et de le simplifier. Seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, seront ainsi concernés ».
Les solutions SaaS
Les solutions SIRH en SaaS proposées par Mercuria
Mercuria intègre à sa gamme quatre solutions en mode SaaS : Figgo, Cleemy, Pagga et Poplee.
« Nous avons choisi de proposer à nos clients le mode SaaS pour nos solutions SIRH. La facilité de mise en œuvre, l’ergonomie et les faibles coûts d’utilisation nous permettent de répondre facilement à toutes les demandes des entreprises, des plus petites au plus grandes » explique Jacques Giamberini, notre Directeur Commercial. « Le mode SaaS est parfaitement adapté à ce type de solutions touchant les ressources humaines : l’utilisation est optimisé pour un large public et la connexion peut se faire de n’importe où et à tout moment… Qui plus est, ces solutions répondent également à un modèle d’éco-responsabilité de plus en plus primé par les entreprises et ne sollicitent plus les services informatiques déjà surchargés. De quoi séduire un large public… ».
- Figgo : Que votre société compte 10 ou 1 000 collaborateurs, quelles que soient votre convention collective et votre organisation, Figgo vous apporte une réponse simple et définitive au casse-tête de la gestion des congés et absences.
- Cleemy : Ne courez plus après l’agrafeuse, dématérialisez les justificatifs, ne perdez plus des heures à tout ressaisir en comptabilité, maîtrisez le montant des frais avec des contrôles automatisés : manipulez un logiciel de gestion plutôt que des montagnes de papier.
- Pagga : Depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri vous permet de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans recueillir l’accord de vos salariés. Avec Pagga, nous vous proposons une solution simple, sécurisée et moins chère qu’un envoi postal.
- Poplee : Dématérialisez votre dossier du personnel avec un logiciel simple, convivial et intuitif qui accompagnera vos collaborateurs tout au long de leur carrière.
Cleemy, un choix évident pour nos notes de frais
Cleemy, faites le bon choix pour vos notes de frais !
Comme M. Patrice Birot, Contrôleur de Gestion du Groupe RCM, faites le choix de Cleemy : « La solution nous apporte des gains de temps très significatifs dans le traitement des notes de frais et une satisfaction générale de tous les utilisateurs. »
Maîtrisez le montant des frais, rendez vos salariés et vos comptables heureux, ne courez plus après la paperasse et basculez le tout en comptabilité en quelques clics.
Et avec l’application mobile, la corvée des notes de frais n’est plus une fatalité : vos collaborateurs déclarent leurs dépenses à tout instant sur leur smartphone.
Faites le bon choix pour vos notes de frais.
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